会前筹备

下面是小编为大家整理的会前筹备,供大家参考。

　关于秘书你眼中的秘书是什么样子的？

　秘书的定义秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一” 。

　其职责是协助领导综合情况， 研究政策， 密切各方面工作的联系，办理文书、 档案、 人民来信来访、 会务工作以及其他日常行政事务和交办在党政机关行政事务和交办。

　在党政机关、 企事业单位从事这一类工作的干部， 统称为秘书工作人员， 或简称为秘书。企事业单位从事这一类工

　 现代企事业单位、 社会团体、 军队、 院校中秘书的主要职责：辅助管理、 综合服务； 主要工作是转拟文稿、管理文书接待来访管理文书、 接待来访、 组织会议、 调查研究、处理信息、 备供咨询、 办理事务、 联络协调、催办查办等。组织会议调查研究

　秘书的职业道德 热爱工作， 甘于平凡 自尊自重， 克己奉公 谦虚谨慎， 平等待人 严守机密， 提高警觉

　秘书交际—处理好人际关系的秘诀 真诚、 慷慨地关心、 赞美他人 牢记别人的姓名 做一个忠实的听众 注意礼仪， 发挥微笑的魅力

　秘书的任务 辅助决策工作 日常程序化工作 协调工作 领导临时交办的工作

　秘书工作的作用 领导助手的作用 领导参谋的作用 沟通上下、 协调左右的枢纽作用的枢纽作用 协助领导进行信息反馈的耳目作用 领导机关的门面作用

　 （一）

　含义 会议是人们为了解决某个共同问题或出于不同目的而有组织地聚集在一起进行商议、 讨同目的而有织聚集在论的集会。 （二）

　会议特征 目的性。 组织性。 口头性。 群体性。一、 会议的含义和特征第一节会议概述进行商议讨

　二、序号会议的要素(10个)会议要素概念1会议名称包括：

　会议主办单位或会议范围、 届别、 会议的主题以及会议的类型。

　在实际工作中有的是可以被省略的略的2会议时间包括通知开会的时间、 会议开始时间、 结束时间、 每项议程时间3会议地点指会议的具体地点

　序号会议要素概念4会议主持者指主办部门、 主持会议的领导人5会议参与者指会议的出席者、 列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员6会议议题会议的主要议题和其他要讨论的问题77会议的形式会议的形式会议进行的具体方式方法会议进行的具体方式方法， 如讨论、 座谈还是协商如讨论座谈8会议的文书包括书面会议通知在内的一切会议书面材料9会议的结果会议形成的结论、 具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤10会议的费用小型会议是指用于会议的必要支出

　三、 会议的分类（一）

　按属性分——内部会议、 外部会议（二）

　按时间规定分——定期会议和不定期（临时）

　会议（三）

　按出席对象分——联席会议、 内部会、 代表会、 群众大会（四）

　按功能分决策性会议和非决策性会议（四）

　按功能分——决策性会议和非决策性会议（五）

　按照会议性质分——综合性会议和专题性会议。

　( (六六) )按照会议的规模划分按照会议的规模划分特大型会议大型会议指千人到数千人至万人参加的会议指万人左右到百万人参加的会议会会议议中型会议小型会议微型会议指百人左右到数百人至千人参加的会议指数十人至近百人不等的会议几人至十人不等参加的会议

　 （七）

　按会议方式、 手段分——常规会、 电子会议（广播会、 电话会、 电视会、 网络会。 （八）

　按与会者的国籍和论题范围分——国内会议和国际会议。 思考：

　企业中常见的会议有哪些？ 经理例会与特别会议、 部门员工例会、 股东大会和董事会会议、 公司年会 、 客户咨询会等

　大家谈你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？ 为什么？

　（一）

　会议作用１ 、 交流信息， 互通情报２ 、 发扬民主， 科学决策四、 会议的作用及缺陷３ 、增强友谊， 促进团结４ 、统一认识， 协调行动。５ 、 带动消费， 促进经济（会展经济）

　（二）会议的缺陷１ 、 造成时间、 精力的浪费２ 、 造成经济的浪费3、 造成信息的重复、 浪费４ 、 滋长不正之风

　 （一）

　组织工作协助领导确定会议议题；根据议题安排议程、 日 程；发会议通知， 负责会议报到；五 、 会议秘书工作的基本任务对与会人员进行编组；

　布置会场， 安排座次；印发会议证件(出席证、 列席证、 工作证等) ；负责会议签到；会中组织和协调；会场其他组织和管理；会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、 乘车、 参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织) 。会议的结束收尾工作。

　会议文书的起草；会议文书编写；(二) 文书工作会议文书印发及管理。

　（三）

　生活管理工作与会人员的食宿管理；会议的财务管理；会议的交通保障会议的交通保障；会议的文化活动；与会人员的医疗保健。

　（四）

　安全保卫工作会议的保密工作；会议的警卫工作；会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作。会务工作的原则 :准备充分； 组织严密； 服务周到； 确保安全。

　第二节 会前准备工作思考：会议前秘书应该做好哪些准备工作？

　会务工作流程图1（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具确定会议规模与规 格明确会议组织机构选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查确定与会者名单

　（一）确定会议主题与议题常见会议目的——透露信息或提供意见； 发布指示、 命令； 制定决策或贯彻决策； 激发创意； 提出问题， 进行讨论， 并最终解决问题等。会议议题主要包括——上司提出列入会议讨论的问题； 下级单会议议题主要包括上司提出列入会议讨论的问题； 下级单位和各部门提请会议进行讨论决定的问题； 上级机关要求贯彻落实的问题。

　同时， 确定会议方式：

　常规会议、 电话会议、 电视电话会议、网络会议等。如劳动部的职业资格考试考前培训就是通过网络会议进行

　常见会议议题——非例会性质会议 纪念大会——领导讲话、 大会发言。 表彰大会——宣布表彰决定、 颁奖、 表态发言、 领导讲话 。 。 座谈会或研讨会——主持人宣布会议的主题或领导致辞、 座谈或研讨发言、 领导总结讲话。 报告会——大会报告、 主持人或领导作总结性讲话。 庆功会——宣布立功奖励决定、 颁奖、 立功单位领导介绍经验、 兄弟单位致贺词、 领导讲话。

　同时， 确定会议方式：

　常规会议、 电话会议、 电视电话会议、网络会议等。如劳动部的职业资格考试考前培训就是通过网络会议进行

　（二）

　确定会议名称会议名称可突出会议主题 、 揭示会议主办者、 强调会议功能 、体现与会者身份、 说明与会者来自范围、 反映会议时间和届次 、标示会议地点、 表明会议方式等会议的范围层次(单位) +会议的届别(年度) +会议的主要内容+会议形式。议形式。全国冶金系统2001年度先进人物事迹报告会中国共产党第十五次全国代表大会——单位广东省人民政府办公厅(单位) 1 997年(年度) 总结表彰(内容) 大会天地公司1 998年全体员工总结大会2002年浙江省公路春运票价听证会

　（三）

　确定会议时间案例：

　补充又补充的会议通知思考：

　该案例中我们该如何确定会议时间？首先应征求有关领导意见， 然后综合各方意见后请领导审批确首先应征求有关领导意见， 然后综合各方意见后请领导审批确定。会议时间内涵：

　一指会议召开的时间； 二指会议持续的时间（小时、 天）

　１ 、 确定会议召开的时间考虑因素：（1 ）

　会议的筹备工作进展（2）

　与会人员出席状况。包括主要领导或关键人物以及多数人意见（3 ）

　时机选择。考察型会议多安排在春（秋）

　季除例会外， 一般尽量不安排在星期一上午或星期五下午。例会原则上要如期进行， 但并不是非开不可（4）

　时段选择

　2、 确定会议持续的时间（1）

　根据会议内容和实际需要（2）

　考虑人的身心状况。提倡：

　会议时间应尽量压缩在1小时以内， 否则应分单元进行会议议。（3）

　考虑会议成本

　（四）

　确定会议地点庆康公司正在召开职工代表大会， 有数百人参加。听完总经理报告后， 小组讨论时却出现了麻烦：

　有的小组向会务组反映会场太小人坐不下有的会员小组分得不合小， 人坐不下； 有的会员小组分得不合理。

　一时间怨声载道， 不可收拾。思考：

　怎样才能避免此类现象的发生？原来会务组在分组时， 打乱了单位编制，按人数平均分配， 每组32人， 但会场却有大有小， 有的空， 有的挤； 由于打乱编制， 有的小组人员互不熟悉， 讨论起来放不开， 气氛不够热烈， 影响了讨论质量。

　 1、 根据会议类型选择。2、 交通便利3、 会场的大小与会议规模相符。4、 场地要有良好的设备配置包括必备用品和特殊用品5、 安静——场地应不受外界干扰6、 安全和配套设施问题。7、 费用合理

　（五）

　确定与会人员 1 、 列出与会人员名单 与会者有四种资格——出席人、 列席人、 特邀代表、旁听人 2、 依次确认每个人可能作出的贡献 信息提供者、 意见提供者、 特殊技能专家、 授权者 思考：

　2008年4月 17日重庆举行了一次公交价格听证会， 应包含哪些人？ 人数多少？

　 本次听证会共53人参加： 1、 消费者11名， 其中2名分别由重庆市消委和重庆市总工会推荐， 另9名通过市民在网络上自愿报名、物价局随机选取方式在主城九区各产生1名 2. 经营者2名， 由重庆公交集团推荐 3. 人大代表4名， 由重庆市人大推荐 4. 政协委员4名， 由重庆市政协推荐政协委员 名， 由重庆市政协推荐 5. 政府部门代表3名， 分别由重庆市法制办、 重庆市财政局、 重庆市交委各推荐1名 6. 专家学者2名， 由市物价局聘请 以上26人为出席人 7、 旁听人员27位， 通过市民在网络上自愿报名， 由市物价局按主城九区每区3人随机选取方式产生。

　同时听证会还将设媒体席15位

　（六）

　确定会议议程与日 程 1、 明确三个概念——议程、 日程和程序 议程指对已确定的议题列出讨论的先后顺序， 冠以序号 日程指结合会议议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的安排以天为单位的具体的安排， 以天为单位， 采用简短文字或表格形式， 将会议时间分别固定在每天上午、 下午、 晚上三个单元里。

　是与会者安排个人时间的依据。采用简短文字或表格 程序是指某一次具体会议， 按照时间先后或一定秩序依次排列的工作步骤。

　注意：议程是安排日程的前提和基础，日程能使会议中的所有活动日程能使会议中的所有活动有条不紊地进行， 程序则是主持者的操作依据， 其内容和顺序应让人一目了然。

　2、 议程规模小， 会期短的—般工作例会， 只须拟定总的议程， 由秘书人员根据领导交待， 结合议题的重要程度、 与他议题间的关系排序， 提交有关领导审查后确定；较会较会常交规模较大、 会期较长的重要会议， 通常由领导机关提出， 交大会领导班子(如主席团) 讨论后确定， 且较详细。

　会上讨论的问题不只一个， 应根据事务的轻重缓急， 科学地统筹安排议程。事关重大的事关重大的， ， 需要大家开动脑筋进行讨论的内容动脑筋进行讨论的内容需要大家开放在会前放在后面放在会期两头一些例会上宣布周知的内一些例会上宣布周知的内容容有的议题部分人可以不参有的议题部分人可以不参加加， ， 就可以迟到或早退就可以迟到或早退， ，以避免不必要的以避免不必要的“ “听会听会” ”

　某公司2002年职工代表大会议程表审议2002年工作总结讨论2003年工作计划审议并通过审议并通过2002年财政决算及2003年财政预算增选职工代表年财政决算及年财政预算

　英豪公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月 25日星期一上午9：

　00在公司总部的三号会议室举行。1、说明有关人员缺席情况。2、 宣读并通过上次会议的记录。3、 通信联系情况。4、 东部地区销售活动的总结5、 销售一部关于团队沟通问题的发言6． 公司销售人员的招聘和重组7． 销售二部经理的人选 。8． 下季度销售目标

　某公司销售会议议程表1 、 推选销售部经理的人选。2、 年度销售活动的总结。3、 有关销售问题的发言。4下年度销售目标4、 下年度销售目标。5、 销售人员的招聘和重组。

　3、 会议日 程 (1) 全面准确地把握会议的议程、 仪式性活动和其他辅助活动的关系， 突出会议的议程安排， 同时注意各项活动之间的协调性。 (2) 对完成各项具体活动所需要的时间进行预测：完成各项具 ①上届会议上同样的活动所花的实际时间； ②本次会议的议题和其他活动的增减情况； ③每项议题发言的人数和发言时间； ④每项仪式性和辅助性活动大致所需的时间 ⑤中间休息的时间。 (3) 既要精简、 高效， 又要科学、 合理， 做到紧中有松， 劳逸结合， 符合人体生理和心理活动的规律所需要行预

　某股份有限责任公司股东大会日程安排日期时间内容安排地点主持参加人备注３、 ９上午９ ：

　０ ０报 到花园酒店大会议厅李总ＸＸＸＸ会议开始会议开始 ， 张董致开幕词张董致开张 全体张董股民９ ：

　３０大会议厅全体９ ：

　４ ０李总：

　年度经营报告大会议厅张董全体股民１１：

　０ ０年度决算表大会议厅总会计师全体股民１１：

　３０大会结束

　4、 会议程序 会议程序大致为：

　主持人宣布开会（奏国歌）

　、 宣布议程、 讨论问题等。

　某公司2002年职工代表大会闭幕式程序┌───────┬──────

　──────────┐│

　 时间│

　 内├───────┼────────────────│

　 1：

　30

　 │ 宣布大会开始、 奏国歌├───────┼────────────────│

　 1：

　35

　 │ 致开幕词├───────┼────────────────├┼│

　 1：

　40

　 │ 总经理做2002年工作报告├───────┼───────────

　───┤│

　 2：

　30

　 │ 分管副总经理做2002年财务决算报告──────

　 ┼─────────────...

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